Wat JurisOffice doet, en waarop het rust
Per onderwerp de functies die in het product werken. In de kantlijn de norm waar een functie op rust, of het werkt na inrichting, en waar de grens ligt. Een termijn die wij hebben gekozen, heet een afspraak van JurisOffice.
Wwft en cliëntenonderzoek
Het cliëntenonderzoek zit in het werk zelf: een zaak kan pas verder als de cliënt is geverifieerd, en wat u vastlegt, blijft bewaard.
Geen zaak zonder geverifieerde cliënt
Een nieuwe zaak blijft op CDD in behandeling staan tot de identiteit van de cliënt in het register is geverifieerd. Tot dan is de zaak niet te factureren, over te dragen of te sluiten. Het gaat om de identiteit; UBO’s en risicoklasse houden de zaak niet tegen.
Identiteit vastleggen
Met documentcontrole en het document zelf in het dossier.
UBO’s registreren
De uiteindelijk belanghebbenden staan bij de cliënt, en ze voeden de conflictcontrole: een UBO aan de andere kant van een zaak wordt gevonden.
Risicobeoordeling en herbeoordeling
Per cliënt een risicoklasse, met een datum waarop hij opnieuw moet worden beoordeeld. PEP-status legt u vast en beoordeelt u in hetzelfde dossier.
Ongebruikelijke transacties en het FIU-register
Contante bedragen vanaf € 10.000 worden gesignaleerd, en ook opgeknipte contante stortingen van één cliënt binnen zeven dagen. Meldingen bereidt u voor in een register dat bewaakt wat nog openstaat. Een besluit om níét te melden legt u gemotiveerd vast.
Vastleggen en bewaren
Het cliëntenonderzoek blijft in het dossier, met wie wat wanneer vastlegde.
Ook in het product
- Verscherpt onderzoek met een checklist
- Starten, afvinken en escaleren per cliënt.
- Blokkeert de zaak niet.
- Risico’s in één keer herbeoordelen
- Een herbeoordeling voor meerdere cliënten tegelijk.
- UBO-valspositieven
- Een treffer die niet klopt meldt u, een compliance officer beoordeelt hem, ook in bulk.
Derdengelden
De Verordening op de advocatuur legt de derdengelden bij een stichting met een bestuur. JurisOffice volgt die indeling, tot en met wie er mag tekenen.
Het bestuur van de stichting tekent
Elke opname vraagt de handtekening van twee bestuurders, en wie een opname aanvraagt, kan hem niet zelf aftekenen. Een externe bestuurder zonder account tekent bij de bank; dat wordt zo vastgelegd, met de referentie erbij.
Het bestuur per rekening
Per derdenrekening legt u vast wie het bestuur vormt: advocaten van het kantoor of externe bestuurders. Zonder volledig bestuur tekent niemand.
Stortingen en opnames per dossier
Met het IBAN van de ontvanger, dat op zijn controlecijfer wordt getoetst. Een boeking kan niet in de toekomst liggen en niet in een periode die al is afgestemd.
Geen opname zonder afstemming
U stemt per rekening af op de einddatum van het bankafschrift: het saldo van JurisOffice op die datum naast het saldo van de bank, met wie wat aftekende. Is een rekening langer dan veertien dagen niet afgestemd, dan tekent niemand er nog een opname op af.
Escrow-afspraken
Wat er is afgesproken en wie wat tekende. Een vrijgave tekent een ander dan de aanvrager.
Ook in het product
- Jaarrapport derdengelden
- Begin- en eindsaldo, stortingen, opnames, rente en afstemmingen, met een saldilijst per cliënt en zaak als CSV.
- Rente bijgeschreven
- Dagelijks, naar rato per cliënt als dat zo is ingesteld.
- Alleen bij een rentetarief.
- De cliënt ziet zijn saldo
- In het cliëntportaal staan zijn derdengeldtransacties en het budget van de zaak.
Conflictcontrole en afscherming
Conflictcontrole bij elke nieuwe zaak
Ook bij een lead, een doorverwijzing en een samenwerking. JurisOffice zoekt naar dezelfde partij aan de andere kant en, via vastgelegde UBO’s, naar indirecte relaties. Een kritieke treffer neemt u weg met een motivering, die bewaard blijft. “Niets gevonden” en “niets kunnen onderzoeken” zijn twee verschillende uitkomsten.
Een Chinese wall die overal geldt
Een afgeschermde zaak is voor collega’s buiten de muur onzichtbaar: in het dossier, in lijsten, in tellers op het dashboard en bij het schrijven met AI.
Kantoren gescheiden
Elk kantoor ziet alleen zijn eigen gegevens. Een geweigerde poging om een zaak, cliëntdossier of melding van een ander kantoor te openen, wordt vastgelegd.
Overdragen en doorverwijzen
Dossieroverdracht aan een collega
Met een controle op de status van de zaak, op openstaande derdengelden en een checklist. Een zaak waarvan het cliëntenonderzoek nog loopt, is niet over te dragen.
Doorverwijzen naar een ander kantoor
Een cliënt verwijst u door naar een advocaat van een ander kantoor. Ook dan draait eerst de conflictcontrole.
Een dossier aanbieden aan een notaris
Bij een notariskantoor dat op Sigillum werkt. De zaak blijft van u; de notaris doet zijn eigen identiteits- en Wwft-controles.
Ook in het product
- Samenwerkingsverbanden tussen kantoren
- Met een checklist voor geheimhouding, onafhankelijkheid en conflictcontrole, die af moet zijn vóór u activeert.
- Een registratie; geen gedeelde zaken of verrekening.
- Een advocaat van een ander kantoor vinden
- Zoeken op specialisatie onder advocaten met een netwerkprofiel, en verbinden.
- Doorverwijzingsmonitor
- Patronen in doorverwijzingen tussen dezelfde advocaten als signaal, met een gemotiveerde beoordeling in de audittrail.
- Een signaal, geen overtreding.
Beroepsuitoefening
Wat een advocaat over zijn eigen praktijk moet kunnen laten zien.
Ook in het product
- Afspraken over honorarium en kosten
- Wat u de cliënt hebt meegedeeld, via welk kanaal en wanneer, met een pdf en een ontvangstbevestiging. Een resultaatafhankelijk honorarium wordt geweigerd.
- Legt vast; verstuurt niets.
- Interne klachtenregeling
- Klachten registreren, toewijzen en in fasen afhandelen.
- De termijn van vier weken is een afspraak van JurisOffice.
- Verklaring van onafhankelijkheid
- Per kwartaal, met de externe relaties die ertoe doen.
- Signaleert; blokkeert niets.
- Permanente opleiding
- Activiteiten en punten registreren, goedkeuren en de stand bijhouden.
- Handmatig; geen koppeling met een extern register.
Zaken, uren en facturen
Zaken, cliënten en uren
Uren schrijft u met een timer of achteraf. Ze komen pas op een factuur als ze zijn goedgekeurd.
Facturen uit goedgekeurde uren
Met een creditnota als het anders moet, en een geannuleerde factuur geeft de uren weer vrij. Facturen staan voor de cliënt in het portaal, en gaan als LEDES-bestand (1998B of XML 2.0) naar een cliënt die dat vraagt.
Budgetten per zaak
Met een waarschuwing bij 50, 75, 90 en 100 procent.
Leads en kansen
Van eerste contact tot zaak, met een conflictcontrole bij het omzetten.
Ook in het product
- Uurtarieven per advocaat, cliënt of zaak
- Met een ingangsdatum; een urenregel krijgt vanzelf het meest specifieke tarief.
- Agenda met zittingen
- Afspraken en zittingen bij een zaak, en uren uit een afspraak met één klik.
- Synchroniseren met Outlook werkt na een koppeling per gebruiker.
- Tijdvoorstellen
- Elk kwartier voorstellen uit afgelopen afspraken; u accepteert ze met een zaak, ook in bulk.
- Een vaste regel, geen AI.
- Onkosten met de bon
- Vastgelegd bij de zaak en meegeteld in het zaakbudget.
- Ze komen nog niet op de factuur.
- Rendabiliteit voor het bestuur
- Omzet, realisatie, debiteurendagen en onderhanden werk; analyses met export naar Excel of CSV.
- Geen marge of kostprijs.
- Register van verblijfsvergunningen
- Vergunningen per cliënt, met een lijst die afloopt en een dagelijkse mail.
- Geen bewaking van de beslistermijn van de IND.
Documenten en termijnen
Stukken samenstellen
Uit sjablonen en een clausulebibliotheek, naar Word en pdf.
Termijnen per zaak
Met herinneringen, en een waarschuwing als een termijn op een weekend of feestdag valt.
Processtukken voorbereiden
U dient in via Mijn Rechtspraak of het portaal van het gerecht, en legt daarna vast wanneer, met welk kenmerk en wat de griffie antwoordde.
Rekentools
Griffierecht per instantie
Kanton, rechtbank, hof, Hoge Raad en bestuursrecht, met een peildatum.
Kinder- en partneralimentatie
Volgens het rapport van de Expertgroep Alimentatienormen, met draagkracht en inkomensvergelijking.
En verder
Wettelijke en handelsrente, transitievergoeding, opzegtermijn en overdrachtsbelasting.
Cliëntportaal
Een eigen omgeving voor uw cliënt
Dossiers inzien, stukken up- en downloaden, beveiligde berichten, facturen en vragenlijsten, in het Nederlands, Engels en Arabisch.
Ook in het product
- Stukken delen met één schakelaar
- Per stuk zichtbaar voor de cliënt; hij downloadt ze ook in één ZIP, en wat hij zelf uploadt is herkenbaar.
- Geen deellink of vervaldatum.
- Berichten met de cliënt
- Een beveiligd gesprek met bijlagen.
- Versleuteld opgeslagen, niet end-to-end.
- Vragenlijsten
- U stelt ze op en wijst ze toe; de cliënt vult ze in het portaal in en u beoordeelt de antwoorden.
AVG
Datalekregister met de 72-uursgrens
Wat er gebeurde, wie geraakt is, en of en wanneer er is gemeld.
Verwerkingsregister en DPIA
Met export, zodat u ze kunt overleggen.
Bewaartermijnen en inzage
Bewaartermijnen met vernietiging, en een inzage-export die de cliënt zelf in het portaal opvraagt.
Ook in het product
- Een te late melding vraagt een reden
- Wie na 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens meldt, legt vast waarom.
- Waarschuwing aan de FG
- Een datalek dat te lang zonder melding blijft, gaat per mail naar de functionaris gegevensbescherming.
- Werkt na inrichting.
AI
AI schrijft mee, en verzint geen uitspraken. Het werkt pas na inrichting van Azure OpenAI.
Citaten van u, of gecontroleerd
Bij een pleitnota komen uitspraken van u, of ze worden opgezocht bij rechtspraak.nl. Een citaat dat niet is gecontroleerd, staat er zo bij, ook in de export.
U beoordeelt de pleitnota vóór hij naar buiten gaat
Een pleitnota met AI-tekst is pas te exporteren nadat u hem hebt beoordeeld, en u aanvaardt eerst de gebruiksvoorwaarden voor AI.
Beveiliging en vertrouwelijkheid
Gedragsregel 3 vraagt passende maatregelen bij de keuze van dataverwerking en -opslag. Dit is wat JurisOffice daaraan doet; de afweging blijft de uwe.
Verplicht, voor advocaten én cliënten
Met herstelcodes. Daarnaast per kantoor een wachtwoordbeleid (standaard twaalf tekens), weigering van eerder gebruikte wachtwoorden en een accountslot.
Sessies onder controle
Een inactiviteitstermijn per kantoor, een maximum aantal sessies, afmelden op afstand, en desgewenst alleen inloggen vanaf de IP-adressen van het kantoor.
Stukken en berichten versleuteld opgeslagen
Dossierstukken per bestand; berichten tussen advocaten ook.
Achteraf aantonen wie wat deed
Elke wijziging komt in een aparte audittrail, met een hashketen eroverheen. Een gewijzigde of verdwenen regel wordt daardoor zichtbaar; met het anker ook een keten die opnieuw is doorgerekend.
Uw gegevens mee naar buiten
Zaken, cliënten, dossierstukken, uren en facturen exporteert u zelf, als JSON, CSV of ZIP. Ook als uw abonnement is opgeschort.
Koppelingen en talen
Mail, agenda en SharePoint
Inkomende mail, de agenda in twee richtingen, en stukken uit SharePoint en OneDrive.
Handelsregister
Gegevens van een rechtspersoon ophalen bij het vastleggen van de cliënt.
Nederlands, Engels en Arabisch
Het advocatenportaal in het Nederlands en Engels; de schermen voor cliënten, Wwft en derdengelden ook in het Arabisch, van rechts naar links. Het cliëntportaal in het Nederlands, Engels en Arabisch.
Ook in het product
- E-mail vanuit het dossier
- Opstellen met sjablonen en bijlagen, bij de zaak bewaard.
- Werkt na inrichting. Verstuurt vanaf het adres van JurisOffice, niet uit uw eigen mailbox.
- Antwoordtermijnen op ontvangen mail
- Een signaal als een bericht te lang onbeantwoord blijft.
- Werkt na inrichting. Op gesynchroniseerde mail; de termijnen zijn een afspraak van JurisOffice.
Wat het níét doet, staat er ook
Geen import uit uw huidige pakket, geen invoegtoepassing voor Outlook of Word, geen boekhoudkoppeling, geen automatische sanctiescreening en geen voorspelling van de uitkomst. De volledige lijst staat op de beginpagina.